Adakah anda tahu bahawa perniagaan mikro (satu hingga sembilan pekerja) menghabiskan 15 jam setiap minggu untuk kerja pentadbiran? Perkara ini adalah realiti menurut laporan “2020 Make Business Simple” Starling Bank.
Usahawan solo lebih teruk, menghabiskan 31% daripada masa mingguan mereka untuk menguruskan kewangan.
Jika anda pemilik atau pengurus perniagaan, anda tahu bahawa pentadbir dan pengurusan kewangan hanyalah salah satu daripada banyak tugas penting yang perlu dilakukan, yang mana menunjukkan betapa pentingnya pengurusan masa anda.
Cara menguruskan masa anda di tempat kerja dengan lebih baik
Pengurusan masa merancang yang baik dapat mengawal masa yang anda luangkan untuk memaksimumkan produktiviti. Pendek kata, anda dapat lakukan lebih banyak perkara dalam masa yang singkat. Kelebihan lain termasuk:
-Kualiti kerja yang lebih baik
-Kurang tekanan
-Lebih banyak masa untuk bekerja pada projek strategik atau kreatif
-Kurangkan berlengah-lengah
-Lebih yakin pada diri sendiri
Inilah cara untuk bermula:
1. Ketahui cara anda menghabiskan masa sendiri
Jika produktiviti anda diukur dengan output dalam tempoh tertentu, masa yang hilang boleh disamakan dengan setiap ringgit yang keluar dari tingkap.
Sama seperti membuat belanjawan, anda perlu selama ini anda telah laburkan masa anda untuk apa bagi mendedahkan sebarang tabiat yang menghalang anda daripada mencapai matlamat anda.
Mulakan dengan pemeriksaan masa. Berapa jam dalam sehari anda telah luangkan untuk kerja berbanding dengan aktiviti yang bukan berkaitan dengannya seperti bermain media sosial atau membeli belah.
2. Belajar bila hendak berkata tidak
Kita mempunyai begitu banyak tenaga dalam sehari dan ia berkurangan seiring dengan waktu. Untuk mengelakkan kerja separuh jalan, ketahui had anda dan bersedia untuk mengatakan tidak.
Kenali kekuatan dan kelemahan diri. Fokus pada perkara yang anda mahir dan jika boleh, serahkan perkara yang boleh dilakukan dengan lebih baik dan lebih pantas kepada orang lain.
3. Batch-proses tugasan yang serupa
Batching atau pemprosesan kelompok bererti mengumpulkan tugasan yang serupa supaya anda boleh mengerjakannya bersama-sama. Kumpulan mereka mengikut objektif atau fungsi.
Sebagai contoh:
-Pertemuan bersama pelanggan pada hari Rabu dan Khamis
-Balas e-mel dari jam 10 am hingga 11 am sahaja
– Selesaikan laporan di pagi hari
4. Tetapkan had masa yang munasabah
Undang-undang Parkinson menyatakan bahawa, ‘Kerja berkembang untuk mengisi masa yang diperuntukkan bagi menyelesaikannya.’
Jika anda mempunyai satu hari penuh untuk menyelesaikan dua tugasan yang sepatutnya mengambil masa tiga jam sahaja, anda mungkin masih akan menghabiskan sepanjang hari untuk kedua-dua tugasan tersebut.
Jika anda memberi diri anda tempoh tertentu bagi menyelesaikannya, kemungkinan besar anda dapat menyiapkannya dengan lebih awal.
5. Elak lakukan banyak kerja sekaligus (multitasking)
Sains dengan jelas telah menunjukkan bahawa multitasking mengurangkan kecekapan dan bahkan boleh menjadi suatu situasi yang berbahaya.
Menurut Persatuan Psikologi Amerika, juggling mental melibatkan “kos penukaran” yang mengurangkan produktiviti.
Walaupun penukaran tugasan mungkin hanya mengambil beberapa saat bagi setiap suis, namun ia akan bertambah jika anda kerap melakukan pelbagai tugasan. Risiko anda untuk melakukan kesilapan juga akan meningkat.
