Mesyuarat adalah salah satu aktiviti yang tidak dapat dielakkan dalam dunia perniagaan. Ia menjadi platform utama untuk berbincang, membuat keputusan dan memajukan perniagaan.
Namun, keberkesanan sesuatu mesyuarat tidak hanya bergantung kepada agenda dan isi kandungan, tetapi juga kepada bagaimana mesyuarat itu dijalankan. Ada etika yang penting untuk anda patuhi bagi memastikan setiap mesyuarat berjalan dengan lancar, efisien, dan memberi hasil yang positif.
11 etika mesyuarat yang perlu dipatuhi
1. Tepati masa
Perkara pertama yang usahawan perlu patuhi untuk dapatkan hasil yang positif adalah dengan menepati masa. Bukan sahaja dalam mesyuarat, malah dalam apa keadaan sekalipun, hormati masa anda dan juga orang lain.
Datang beberapa minit lebih awal adalah lebih baik supaya anda boleh duduk dan bersiap sedia sebelum mesyuarat bermula. Jika anda mendapati diri anda terlambat ke mesyuarat, minta maaf kepada semua orang, duduk dan fokus pada perbincangan dengan segera.
2. Bersiap sedia
Pastikan anda jelas dengan agenda mesyuarat dan sudah bersedia dengan apa yang ingin disampaikan. Bersedia juga untuk mendengar dan jangan mengganggu perjalanan mesyuarat.
3. Etika berpakaian secara profesional
Bergantung pada jenis industri perniagaan anda, pakaian yang sesuai mungkin berbeza-beza. Patuhi peraturan kod pakaian yang ditetapkan untuk mesyuarat dalam pejabat. Jika anda bertemu pelanggan di luar pejabat, anda perlu berpakaian mengikut kesesuaian tempat dan mesyuarat itu sendiri.
Katakan mesyuarat di tapak kerja, takkan nak pakai baju kurung pula kan? Walaupun tak ada masalah, namun anda akan terasa tak selesa.
4. Bercakap dengan jelas
Pastikan anda bercakap dengan kuat dan jelas supaya semua orang dapat mendengar anda. Jangan menjerit! Ini menunjukkan keyakinan dan menjadikan anda kelihatan lebih profesional. Ia juga memastikan semua orang mendengar kata-kata anda dan boleh bertindak balas dengan sewajarnya.
5. Mendengar dan bertindak balas
Produktiviti mesyuarat bergantung pada ahli yang mendengar dengan baik dan bertindak balas secara aktif dalam perbincangan. Anda boleh berlatih mendengar secara aktif dengan mengangguk atau menghuraikan apa yang orang lain katakan untuk menunjukkan pemahaman, meluahkan kebimbangan anda atau bertanyakan soalan.
Selain menunjukkan rasa hormat dan ingin mendengar apa yang team anda bincangkan,, mendengar juga membantu anda kekal fokus dan menawarkan respons yang lebih bermakna.
6. Bercakap mengikut giliran
Ada majikan yang suka potong percakapan orang lain sedangkan mesyuarat itu diadakan untuk mencipta perbualan yang menarik dan semua orang mahu memberikan input mereka. Perkara terbaik untuk dilakukan ialah menunggu giliran anda untuk bercakap dan membenarkan orang lain menyelesaikan apa yang ingin diperkatakan.
Jika perlu bercakap, tunjukan rasa hormat seperti angkat tangan atau mulakan dengan ungkapan ‘maaf’.
7. Ikut agenda
Mengekalkan topik adalah etika perniagaan yang baik kerana ia mengurangkan masa yang terbuang pada topik yang tidak berkaitan. Jika terkeluar dari agenda, bawa semula kembali ke topik asal jika anda perasan ia melayang kepada subjek yang tidak berkaitan.
8. Tanya soalan pada masa yang sesuai
Masa terbaik untuk bertanya soalan adalah setelah tamat pembentangan. Bertanya soalan di tengah pembentangan menyebabkan mereka hilang kata-kata dan rasa tengganggu untuk sambung semula pembentangan.
Jika anda mempunyai soalan yang belum dijawab pada akhir mesyuarat, anda boleh terus bertanya kepada mereka secara peribadi.
9. Berhati-hati dengan isyarat bukan lisan
Sangat mudah untuk menjadi resah semasa mesyuarat yang panjang. Cuba elakkan tabiat seperti mengetuk pen, mendengus, memusing kerusi dari sisi ke sisi, mengetuk kaki dengan kuat atau menyelak kertas sehingga keluarkan bunyi yang mengganggu.
Tingkah laku ini boleh mengalih perhatian penyampai dan pendengar serta memberi mereka tanggapan bahawa anda tidak berminat.
10. Jauhkan telefon pintar
Walaupun tidak menggunakannya, namun anda akan rasa terganggu jika telefon berbunyi atau bergetar. Senyapkan telefon anda, kemudian meletakkannya di tempat yang tidak kelihatan seperti dalam beg atau poket jaket.
Gunakan buku dan pen untuk mencatat isi penting di dalam mesyuarat tersebut.
11. Makan dan minum seadanya
Mesyuarat bukan majlis makan. Jadi jika perlu makan, makanlah dengan sewajarnya seperti kudapan, air putih atau kopi. Selalunya, bau makanan dan bunyi mengunyah boleh mengalih perhatian orang lain, dan anda juga akan jadi tidak fokus pada pembentangan.
Masa depan yang cerah
Dengan mengamalkan etika yang tepat, kita dapat meningkatkan keberkesanan mesyuarat, cepat buat keputusan dan meningkatkan kualiti kerjasama dalam pasukan.
Jika patuhi dengan teliti, etika-etika ini akan membentuk landasan yang kukuh bagi budaya mesyuarat yang bermakna dan berfaedah.
Jadi, dalam setiap mesyuarat yang anda hadiri, ingatlah untuk mengamalkan etika bermesyuarat yang betul. Dengan berbuat demikian, anda tidak hanya memberi penghargaan kepada masa dan usaha semua peserta, tetapi juga memperkukuhkan keberkesanan dan produktiviti mesyuarat untuk masa depan yang lebih cerah.
