Etika Jawab Panggilan Telefon

Trend perniagaan pada hari ini lebih menggunakan medium laman sosial untuk mengendalikan urusan jual beli kerana ia lebih jelas dan butiran yang di sampaikan adalah dalam bentuk hitam putih.

Tetapi ramai yang cuba menidakkan peranan telefon kerana adakalanya, telefonlah tempat pertemuan jarak jauh yang perlu dijaga. Mana tidaknya, kalau suara bangun tidur berkumandang di saat pelanggan ingin membuat aduan kepada anda, pasti layanan anda kedengaran tidak professional.

Berapa ramai di antara kita mengakui keberkesanan penggunaan telefon di dalam berniaga?

Berapa ramai di antara kita tahu dengan etika untuk menerima panggilan telefon?

Berikut kami kongsikan antara etika yang perlu dipatuhi ketika menerima panggilan telefon.

6 etika perlu dipatuhi ketika menerima panggilan telefon :

1) Deringan tidak melebihi tiga kali

Ketika telefon berdering, jawab panggilan dengan kadar segera. Ia memperlihatkan tahap profesionalisme seseorang peniaga dalam mengendalikan layanan terhadap pelanggannya. Sekiranya telefon di biarkan berdering melebihi tiga kali, pelanggan akan melihat perniagaan anda tidak serius.

2) Jarak gagang

Pegang gagang telefon kira-kira 1 1/2 inci daripada mulut apabila menjawab panggilan supaya suara dapat didengar dengan jelas oleh pemanggil. Jarak yang tidak sesuai akan mempengaruhi respon pendengar.

3) Pengenalan Diri

Jawab tiap-tiap panggilan dengan ucapan selamat diikuti oleh nama organisasi, nama pejabat atau nama sendiri dengan nada suara yang ramah sebaik sahaja anda mengangkat gagang telefon. Jangan lupa untuk bertanyakan nama si pemanggil kerana pemanggil akan rasa dihargai dan perbualan akan menjadi lebih mesra dan mudah.

4) Maklumat yang lengkap

Membekalkan maklumat yang tepat, lengkap dan terkini mengenai jabatan kepada kakitangan barisan hadapan yang bertugas bagi membolehkan mereka melaksanakan tugas dengan cekap dan berkesan

5) Ambil Nota

Sentiasa bersedia dengan pen dan kertas apabila panggilah berkaitan perniagaan diambil. Ini kerana ada kalanya di dalam perbualan antara peniaga dan pelanggan melibatkan pengambilan maklumat yang perlu ditulis seperti nombor akaun, alamat mahupun nombor telefon

6) Tamatkan perbualan

Jangan mencelah ketika perbualan semata-mata untuk menamatkan panggilan. Sekiranya si pemanggil sedang beremosi, diam dan bersabar. Tamatkan perbualan dengan ayat seperti “Kami akan usulkan laporan puan, dan boleh saya dapatkan maklumat puan untuk kami maklumkan tindakan kami kelak”.

Sekurang-kurangnya pemanggil akan rasa segala yang diluahkan mendapat perhatian anda. Ingat, jangan letak gagang dengan serta merta kerana ianya kedengaran biadab.

Terima kasih kerana dapat luangkan masa anda untuk membaca artikel ini. Semoga artikel “Etika Jawab Panggilan Telefon” ini sedikit sebanyak dapat memberikan manfaat kepada anda.

Sila kongsikan soalan atau ‘learning points’, apa yang anda dapat pelajari dari artikel ini dalam ruangan komen di bawah. ⬇️



8 Comments

Leave a Reply

logo richwell