Kebanyakan daripada kita pasti ada emel atau dalam bahasa Inggeris- email bagi kegunaan kerja mahupun peribadi.
Namun rasanya kebanyakan kita akan ada banyak emel yang dalam simpanan sama ada tak dibaca, menunggu balasan, tindakan selanjutnya disebabkan kita menangguh-nangguh.
Sehubungan itu, di sini kami ingin kongsikan bagaimana nak memastikan inbox atau peti simpanan anda sentiasa kosong dan dilihat lebih teratur.
Cara mudah bagi mendapat email sebegitu adalah dengan tidak semak emel pada waktu pagi atau dibuka sepanjang masa.
Langkah ini dikongsikan ramai orang dan bukan sesuatu perkara yang baru pun. Hal ini kerana bila anda semak emel terlbih dahulu akan membuatkan stuck padanya bagi suatu tempoh masa.
Sebaliknya, lakukan tugas atau kerja yang paling penting bagi hari itu atau perkara yang paling ditangguh ketika itu.
Lebih baik lakukan 2 ke 3 kerja dulu sebelum menyemak emel anda. Jika anda setiap masa semak emel, ia akan mengganggu fokus bagi kerja sedang dijalankan ketika itu.
3 tip kosongkan emel anda:
1/ Ada orang disiplin dengan menyemak mungkin 1 jam sekali mengikut keperluan masing-masing.
2/ Bila semak emel anda, terus padamkannya satu per satu. Buat keputusan apa perlu dilakukan bagi setiap emel yang diterima.
2.1/ Jika ia junk atau dimajukan/forwarded emel, anda boleh terus padam.
2.2/ Jika ia emel panjang bagi mendapatkan maklumat, anda boleh letakkan dalam folder baca atau cetak untuk dibaca kemudian.
2.3/ `Jika emel itu memerlukan tindakan, anda boleh meletakkan nota apa tindakan susulan berikutnya. Anda boleh arkibkan emel itu dan cari semula bila hendak melakukannya.
2.4/ Jika anda boleh membalasnya dalam masa 1 ke 2 minit, lakukan terus. Jangan tangguh yang akan menyebabkan banyak emel tak dijawab nanti.
2.5/ Jika anda perlu follow-up bagi emel berkenaan atau tunggu repons, letakkan dalam senarai menunggu.
Jangan hanya biarkan ia dalam inbox sebagai peringatan anda.
3/ Hanya ada 1 folder iaitu arkib
Bila sudah membalas satu emel atau membacanya, jika tak perlukan respons atau tindakan sususlan anda boleh arkibkan. Anda juga letak dalam folder baca.
Jangan risau, anda boleh cari balik emel berkenaan kerana carian dalam gmail begitu power dan mudah untuk anda mencarinya.
Kesimpulan di sini, untuk pastikan emel yang teratur malah kosong anda perlu menyemaknya dalam tempoh masa dittetapkan, lakukan tindakan susulan terus bagi setiap emel dibuka dan arkibkan.
Jom kosongkan emel anda.
4 Comments
Alhamdulillah ilmu yang sangat bermanfaat. Terima kasih Richworks.
syukur, terima kasih cik puan atas sharing cik puan
Assalamualaikum. Terima kasih DWDAO dan Team Richworks atas perkongsian ilmu yang sangat bermanfaat ini. Learning points adalah:
1) Jangan bertangguh, buat segera tindakan mana yang priority dan dapat disiapkan dengan cepat
2)Rancang sesuatu dengan teliti untuk perkara yang memerlukan tindakan susulan, keputusan dll dan follow up
3)Buang terus apa yang tidak diperlukan supaya tidak full/stuck
Terbaik!! terima kasih atas sharing cik puan, semoga cik puan peroleh ilmu yang bermanfaat. Sekiranya cik puan mempunyai sebarang soalan berkenaan program kami boleh hubungi kami di hotline: 0192442244