Jika anda mahu perniagaan yang baru dibina cekap dan produktif, anda memerlukan asas komunikasi dalaman yang kukuh.
Malangnya, sistem komunikasi dalaman sering diabaikan keutamaan pada peringkat awal perancangan perniagaan.
Untuk memaksimumkan kejayaan perniagaan, anda perlu menjadikan komunikasi dalaman sebagai salah satu keutamaan menjalankan perniagaan walau pada peringkat permulaan.
Apa itu komunikasi dalaman?
Komunikasi dalaman adalah faktor yang dapat mempengaruhi pekerja untuk memberi perkhidmatan yang terbaik.
Keupayaan pengurusan atasan dan ketua jabatan berkomunikasi adalah menjadi satu keperluan.
Komunikasi dalaman juga membuktikan keberkesan penyampaian maklumat antara pekerja dan majikan,dengan perubahan sikap, saling memahami antara satu sama lain,mengeratkan hubungan di dalam sesebuah organisasi, dan mesej yang disampaikan diterima.
Komunikasi dalaman akan membawa maksud yang berbeza untuk pelbagai jenis perniagaan.
Sebelum anda boleh membangunkan strategi yang sesuai, anda perlu menilai persekitaran komunikasi perniagaan anda. Lazimnya, ia berpunca kepada tiga perkara:
1. Pejabat atau dari jauh
Bagaimanakah perniagaan anda akan beroperasi? Adakah anda akan mempunyai pejabat konvensional, adakah anda beroperasi sepenuhnya dari jauh?
Dalam suasana pejabat, komunikasi lebih mudah.
Dalam persekitaran terpencil, platform komunikasi digital adalah penting untuk kejayaan anda.
2. Budaya organisasi
Seterusnya, anda perlu memikirkan tentang budaya organisasi dalam nilai yang anda mahu dalam persekitaran tempat kerja anda.
Bagaimanakah anda mahu orang ramai berkomunikasi antara satu sama lain?
Adakah anda cenderung kepada formaliti atau tidak formal?
Bagaimanakah konteks interaksi mengubah dinamik ini?
3. Rancangan masa hadapan.
Akhir sekali, anda perlu memikirkan rancangan anda untuk masa hadapan.
Mengurus komunikasi dalaman apabila pasukan anda hanya mempunyai tiga orang adalah mudah.
Tetapi apa yang berlaku apabila anda mempunyai 100 pekerja pada akhir tahun? Atau 1,000 pekerja pada penghujung tahun depan?
Strategi komunikasi yang membawa anda kepada kejayaan dengan tiga orang perlu diubah. Anda akan memerlukan rancangan untuk mengubahnya.
Setelah mengambil kira 3 perkara di atas, bagaimana nak menguasai komunikasi dalaman?
1. Pilih dan sepadukan rangkaian alat komunikasi
Salah satu strategi terbaik ialah memilih dan menyepadukan pelbagai alat komunikasi yang berbeza.
Dalam persekitaran perniagaan yang dominan secara digital hari ini, tiada saluran komunikasi tunggal yang berfungsi sama baik untuk semua aplikasi.
Untuk berjaya, anda memerlukan gabungan panggilan telefon tradisional, e-mel, mesej segera, interaksi platform seperti WhatsApp dan telegram.
Sebahagian daripada tanggungjawab anda ialah memilih platform yang sesuai untuk keperluan anda, mengoptimumkan kecekapan dan mengurangkan kos.
Anda juga perlu memastikan pekerja anda dapat menggunakan alatan ini dengan cepat dan mudah.
Tetapi tanggungjawab yang sama akan memastikan alat komunikasi ini disepadukan dengan betul. Dalam erti kata lain, adakah orang ramai tahu bila untuk menggunakan setiap alat dengan sewajarnya?
Sehubungan itu, anda perlu menetapkan piawaian untuk mendokumentasikan penggunaan yang sesuai bagi setiap saluran yang anda gunakan.
2. Dokumen aliran komunikasi dan amalan terbaik
Selaras dengan ini, anda perlu mendokumenkan aliran komunikasi dan beberapa amalan terbaik untuk berkomunikasi secara dalaman. Bergantung pada budaya organisasi dan bilangan pekerja yang anda miliki.
Sekurang-kurangnya, anda harus menerangkan falsafah komunikasi anda dan menyenaraikan nilai teras komunikasi dalaman. Ini boleh termasuk perkara seperti ringkas, keterusterangan, saling menghormati dan organisasi yang berkesan.
3. Beri contoh
Cara terbaik untuk menggalakkan tabiat komunikasi yang lebih baik dalam pasukan ialah dengan menunjukkan contoh.
Sama ada anda sedar atau tidak, orang ramai akan melihat kepada anda sebagai pemimpin.
Sebagai pemimpin, tunjukan keyakinan anda, berkomunikasi dengan baik dan mesra.
Nada yang kena pada tempat dan situasi.
4. Mengumpul dan mengedarkan maklum balas
Akhir sekali, jangan abaikan kuasa maklum balas. Maklum balas mungkin merupakan alat yang paling diperlukan dalam usaha meningkatkan komunikasi dalaman.
Mengumpul maklum balas pekerja akan membantu anda memahami kebimbangan terbesar pasukan dan halangan komunikasi.
Hasil daripada maklum balas ini, anda boleh melakukan perubahan positif.
Komunikasi yang lebih baik tidak berlaku dalam sekelip mata. Cuba untuk tidak berkecil hati jika strategi komunikasi dalaman awal anda tidak berjaya seperti yang anda harapkan.
Sebaliknya, cuba cari di mana titik kegagalan anda dan buat strategi baharu untuk mengatasinya.
