Mel elektronik atau e-mel adalah medium yang dah tak asing lagi penggunaanya dalam dunia perniagaan hari ini. Malah di sekolah-sekolah juga sudah ada yang menggunakan medium perantaraan ini untuk berhubung.
Masalahnya sekarang ni, masih ada ke orang yang nak buka e-mel? Jika di tempat kerja mungkin sudah menjadi kewajipan untuk berhubung melalui e-mel, tapi adakah pelanggan akan membuka e-mel yang kita hantar kepada mereka?
E-mel yang hebat boleh menarik perhatian penerima untuk buka dan baca. Dengan mempelajari cara menulis e-mel yang hebat boleh membantu anda berjaya dalam salah satu medium kempen perniagaan.
Apabila anda menghantar e-mel yang ditulis dengan baik dan betul, penerima lebih berkemungkinan untuk memberikan pendapat yang baik tentang anda. E-mel yang hebat juga boleh membantu anda capai kata sepakat jual beli dengan pelanggan atau meningkatkan jualan anda dalam tempoh yang singkat.
Cara menulis e-mel yang hebat
1. Tentukan tujuan e-mel
Sebelum menulis, pastikan anda memahami dengan jelas tujuan e-mel anda. Adakah untuk memberi maklumat, meminta tindakan, atau membangun hubungan? Penentuan tujuan ini akan membimbing struktur dan nada bacaan e-mel anda.
2. Gunakan tajuk yang menarik
Tajuk e-mel yang menarik adalah kunci untuk menarik perhatian penerima. Gunakan perkataan yang kreatif dan relevan dengan kandungan e-mel untuk menyedut perhatian dari awal.
3. Mulakan dengan salam yang mesra
Jika tajuk penting untuk menarik perhatian, permulaan e-mel penting untuk penerima teruskan membaca. Mulakan dengan salam yang mesra membantu mencipta suasana yang positif.
4. Guna bahasa yang mudah difahami
Bersederhana dalam penggunaan bahasa. Jangan terlalu teknikal atau formal, kecuali jika sesuai dengan konteks dan audiens e-mel anda. Pastikan bahasa mudah difahami oleh semua penerima.
5. Jelaskan dengan ringkas
Tuliskan kandungan e-mel dengan jelas dan ringkas. Hindari penjelasan yang panjang lebar. Gunakan ayat pendek dan format yang sesuai untuk memudahkan pembacaan. Jika ada gambar akan lebih menarik perhatian pembaca.
6. Berikan maklumat yang relevan
Pastikan setiap bahagian e-mel menyampaikan maklumat yang relevan dan penting. Elakkan daripada mengisi e-mel dengan maklumat yang tidak perlu.
7. Ajukan tindakan lanjutan
Tentukan apa yang anda mahu penerima lakukan selepas membaca e-mel. Ajukan soalan, berikan pilihan atau beri arahan yang jelas. Ini membantu mengarahkan e-mel ke arah tujuan yang diinginkan.
8. Akhiri dengan tanda penghargaan dan penutup yang sesuai
Akhiri e-mel dengan tanda penghargaan seperti ‘terima kasih’ dan tambahkan penutup yang sesuai seperti ‘salam hormat’ atau ‘terima kasih atas kerjasama anda.’ Pastikan tanda penutup sesuai dengan konteks hubungan anda dengan penerima.
Jangan sertakan perkara ini dalam e-mel
Bahasa yang tidak profesional: Tak salah jika mahukan sedikit santai dalam e-mel agar tak bosan untuk dibaca, tapi jangan lari dari professionalism. Hindari menggunakan bahasa yang terlalu santai atau tidak sesuai dengan konteks perniagaan.
Lampiran yang berlebihan: Jangan sertakan lampiran yang berlebihan atau tidak diperlukan. Ini boleh menyukarkan penerima untuk memahami mesej anda.
Bahan jenaka yang sensitif: Jenaka adalah subjektif!. Apa yang kelihatan lucu kepada anda mungkin tidak serupa kepada orang lain. Hindari jenaka yang berisiko atau tidak sesuai dengan konteks.
Mesej yang panjang Lebar: Kekalkan e-mel ringkas, padat dan mudah dibaca untuk memastikan penerima dapat memahami dengan cepat.
Kesalahan ejaan dan tatabahasa: Periksa ejaan dan tatabahasa sebelum menghantar e-mel kerana e-mel yang penuh dengan kesalahan bahasa dapat memberikan kesan negatif terhadap profesionalisme anda.
Kandungan yang tidak relevan: Pastikan setiap bahagian e-mel memberikan maklumat yang relevan. Hindari menambahkan kandungan yang tidak perlu atau tidak berkaitan dengan tujuan e-mel perniagaan anda.
Jangan terus hantar e-mel!
E-mel yang sudah lengkap belum tentu sedia untuk dihantar. Pastikan anda buat benda ini untuk pastikan tiada kesilapan yang membuatkan anda menyesal. Ingat, e-mel bukan seperti aplikasi WhatsApp yang boleh dipadam setelah dihantar.
Semak semula! Walaupun dah pastikan ejaan dan tatabahasa tiada kesalahan, tak salah jika semak semula sebelum hantar. Jika nak pandangan lain, anda boleh meminta orang kedua atau ketiga untuk semak semula e-mel tersebut.
Jika semua dah pasti ok, anda boleh tekan ‘hantar’!
